POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

INTRODUCCIÓN

 

CAÑÓN THOMPSON (en adelante, la “Compañía”) en cumplimiento del Régimen General de Protección de Datos Personales contemplado en la Ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto Nacional 1377 de 2013, en especial del deber de adoptar una política que contenga el procedimiento para el manejo de Datos Personales como la atención de consultas y reclamos, adopta la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”).

La presente Política concede al Titular de los Datos Personales (en adelante el ‘Titular”), la facultad de ejercer su derecho de Habeas Data, al suministrar las herramientas para conocer, actualizar y rectificar su información personal almacenada en nuestras bases de datos, garantizando al Titular el ejercicio pleno de sus libertades y garantías constitucionales.

La Compañía respetará los principios que fundamentan el Tratamiento de Datos Personales, tales como:

Principio de Legalidad. El Tratamiento es una actividad reglada por la ley, la cual debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás normas que lo reglamenten.

Principio de Finalidad. El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima según la Constitución y la Ley, la cual será informada al Titular.

Principio de Libertad. El Tratamiento sólo puede ejercerse cuando haya un consentimiento previo informado y expreso del Titular. Los datos personales no serán publicados salvo autorización previa, o mandato legal o judicial.

Principio de Veracidad y Calidad. La información objeto de Tratamiento deberá ser clara, veraz, completa, exacta, comprobable y comprensible, estando prohibido el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que posiblemente induzcan a error.

Principio de Transparencia. El Tratamiento garantiza que el Titular puede obtener en cualquier momento y sin restricción información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

Principio de Acceso y Circulación Restringida. El Tratamiento se encuentra restringido por los límites que se derivan de la naturaleza de los datos, normas de la Constitución y la Ley. El Tratamiento sólo podrá realizarse por la persona autorizada. Los datos personales, salvo la información pública, no podrá revelarse por internet u otros medios de comunicación o divulgación. En todo caso, los datos personales podrán publicarse en medios masivos de comunicación cuando el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados de conformidad con la Ley.

Principio de Seguridad. La información objeto de Tratamiento deberá ser manejada con medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de Confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

ARTICULO 1: DEFINICIONES

Para efectos de esta Política, y su completo entendimiento, se definirá el significado de los siguientes términos:

Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del Titular permitiendo que se lleve a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

Aviso de Privacidad. Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de una Política de Tratamiento Datos Personales y la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base De Datos. Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Compañía- Se aplica para CAÑÓN THOMPSON.

Dato Personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Público. Se considera datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público y, en general, los demás datos que por su calificación no son datos personales, sensibles o semiprivados.

Dato Sensible. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas , la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento de Datos Personales. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Habeas Data. El derecho constitucional que tienen las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones de naturaleza personal (Artículo 15 de la Constitución), así como la facultad de solicitar al Responsable o Encargado del Tratamiento de incluir, adicionar o excluir sus datos personales de las bases de datos o centro de almacenamiento de información.

Responsable del Tratamiento de Datos Personales. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular. Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia. La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión. Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

ARTICULO 2: DEBERES DE LOS RESPONSABLES

En el Tratamiento de los datos personales el Responsable deberá cumplir con los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.

• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en esta Política, y la Ley.

• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en el presente manual.

• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y comercio.

ARTICULO 3: DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular de la información personal que reposa en la Base de Datos de la Compañía, ejercerá los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento (De conformidad con el Artículo 10 Ley 1581 de 2012).

• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

• La información personal que reposa en la Base de Datos de la Compañía será suministrada: a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales; b) A entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funcionales legales u orden judicial; c) A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley.

ARTICULO 4: LEGITIMADOS DEL TITULAR

Los derechos consagrados a favor de los Titulares de los Datos Personales podrán ser ejercidos por las siguientes personas, quienes deberán adjuntar a la consulta o reclamación los documentos que acreditan su condición:

• Por el Titular, quién deberá aportar su medio de identificación legal al momento de presentar la consulta o reclamación.

• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad, de conformidad con los documentos establecidos para el efecto en la ley.

• Por representante o apoderado del Titular, para lo cual deberá acreditar el documento que le otorgue dicha calidad, en cumplimiento de las disposiciones legales.

• Por estipulación a favor de otro o para otro.

ARTICULO 5: PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA

Para la presentación de consultas, el Titular o quienes ejerzan su derecho, deberán adelantar el siguiente procedimiento:

• Presentar su consulta de manera verbal o por Si fuere escrita debe constar la persona a quién se dirige, su dirección de domicilio, teléfono y el e-mail, y estar autenticada ante el notario. En ambos casos la solicitud deberá estar acompañada de una copia simple de la cédula de ciudadanía o documentos que acrediten la calidad en que se ejerce el derecho del titular.

• El área responsable atenderá su consulta dentro de los diez (10) días siguientes hábiles contados a partir de la fecha de recibido de la misma.

• Si no fuere posible atender la consulta en el tiempo mencionado se le informará al Titular, sus causahabientes o representantes el motivo de la demora y se le señalará una fecha en la cual se atenderá su consulta, fecha que no será superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTICULO 6: PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS

Para la presentación de reclamos , con el objeto de solicitar la corrección, actualización o supresión de información personal, e incluso para advertir un incumplimiento de los deberes contenidos en el artículo 2 de este manual, se deberá adelantar el siguiente procedimiento:

• Formular la reclamación a la Compañía, describiendo los hechos que dan lugar al mismo, su identifica ción, dirección, teléfono o datos de contacto, anexando los documentos en que se fundamenta.

• Si recibida la reclamación por el área responsable se detecta que el reclamo está incompleto , dentro de los cinco (5) días siguientes a suradicación, se requerirá al interesado para que subsane las fallas. Si el reclamante no subsana su solicitud dentro de los dos (2) meses siguientes, se entenderá que ha desistido del reclamo.

• Si la persona que recibe el reclamo no resulta ser la competente para conocerlo, deberá remitirlo a la persona señalada para su trámite, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su radicación, e informará al interesado en este hecho.

• Recibido el reclamo o subsanado, dentro de los (2) días siguientes el área responsable procederá a incluir en la Base de Datos, la anotación “reclamo en trámite” y el motivo de su radicación, los cuales se mantendrán hasta que éste sea resuelto.

• El área responsable dará respuesta al reclamo dentro de los quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo o subsanación, de lo contrario, el área responsable informará los motivos de la demora y señalará una fecha de respuesta, la cual no podrá ser superior a ocho (8) días hábiles a partir del vencimiento del primer término.

El Titular o sus causahabientes sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Compañía.

ARTICULO 7: ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

El área responsable para atender las consultas y/o reclamos presentados sobre la información almacenada en las Bases de Datos de la Compañía, o para rectificar y suprimir algún dato autorizado, o en su defecto revocar dicha autorización, se detalla a continuación:

ARTICULO 8: AUTORIZACIÓN

El Tratamiento de los Datos Personales por parte de la Compañía requerirá autorización previa y expresa del Titular. La Compañía como Responsable del Tratamiento de los Datos Personales ha dispuesto algunos mecanismos para obtener la autorización de los Titulares de la información personal, los cuales podrán ser consultados posteriormente.

No se requerirá solicitar autorización para el Tratamiento de los siguientes datos: a) Datos de naturaleza pública; b) Casos de urgencia médica o sanitaria; c) Tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o científicos; d) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

Para obtener la autorización del Tratamiento de los Datos Personales que se encuentran en nuestras Bases de Datos, se procederá de la siguiente manera:

• Se enviará una comunicación masiva a través de las direcciones electrónicas que se encuentran en las Bases de Datos de cada uno de los Titulares, con el fin de obtener su autorización para seguir tratando los Datos personales.

• La Compañía podrá informar a los Titulares de los Datos Personales sobre la existencia y la manera de acceder a la política y procedimiento para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la publicación de un Aviso de Privacidad, el cual contendrá:

• Identificación del Responsable del Tratamiento, su domicilio, dirección, teléfono de contacto y correo electrónico.
• Se indicará la finalidad y el Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales.

• Se informará los derechos que le asisten al titular

• Se informará al Titular los mecanismos para que conozcan el Manual de Tratamiento de Datos Personales, y la manera como puede acceder o consúltalo.

Para tal efecto, la Compañía ha diseñado el modelo de Aviso de Privacidad, con el cual se cumplirá el deber de dar a conocer a los Titulares la existencia del Manual de Tratamiento de Datos Personales, mientras la información personal sea tratada por el Responsable.

Para el almacenamiento de las autorizaciones, el Responsable podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología que garantice el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 527 de 1999.

ARTICULO 9: BASE DE DATOS

Para efecto de la aplicación de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, el Responsable del Tratamiento será la Compañía. La información que se encuentra almacenada en nuestras Bases de Datos nos permite mantenerlo informado sobre los servicios que le podemos ofrecer para satisfacer sus necesidades empresariales.

Las finalidades para el uso de sus Datos Personales son las siguientes: (i) Ofrecer nuestros productos comerciales relacionados con la prestación de servicios profesionales de asesoría jurídica y contable; (ii) Enviar material informativo relacionado con noticias de actualidad jurídica en cualquier rama del Derecho; (iii) Enviar material publicitario para asistir a eventos relacionados con los servicios que presta la Compañía; (iv) En el caso de los Datos Personales de los empleados que laboran o laboraron para la Compañía, y de aquellos que están en procesos de selección, la información se utilizará como fuente de consulta de la Compañía para efectos laborales; (v) Para diligenciar las facturas, comprobantes de pago o demás documentos que surgen durante la formalización de las diferentes transacciones comerciales, y (vi) Para mantener información actualizada de las personas con quienes la Compañía tiene alguna relación comercial o contractual.

ARTICULO 10: MEDIDAS DE SEGURIDAD

Los datos personales almacenados en nuestras Bases de Datos cuentan con medidas de seguridad de la información, aceptadas por la industria, tales como firewalls, software de antivirus, procedimiento de control de acceso, mecanismos criptográficos y personas determinado que tiene acceso a la información personal, entre otros mecanismos. Lo anterior, con el fin de garantizar que los Datos Personales no sean objeto de uso por parte de terceros no autorizados.

ARTICULO 11: CAMBIOS EN LA POLITICA DE TRATAMIENTO

Cualquier cambio sustancial en la Política de Tratamiento de Datos Personales deberá ser comunicado de manera oportuna a todos los Titulares a través de una publicación en la página web de la Compañía.

La Compañía se reserva la faculta de solicitar la autorización expresa de los Titulares para el uso de sus datos personales para propósitos diferentes a los expresados en la presente Política, y para lo cual se remitirá una comunicación electrónica a esos Titulares.

ARTICULO 12: SISTEMA DE GESTIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS

El Sistema de Gestión de Tratamiento de Datos Personales estará integrado por los siguientes órganos, cuyas funciones estarán delimitadas tal como se ilustrará a continuación:

• Comité de Tratamiento de Datos Personal: Es el órgano encargado de tomar las decisiones de mayor impacto sobre el Tratamiento de Datos Personales, en tal sentido tendrá las siguientes funciones:

• Decidir sobre cualquier modificación a la Política de Tratamiento de Datos personales.

• Decidir sobre la posibilidad de solicitar una autorización al Titular para otras finalidades no contempladas en la presente Política.

• Decidir sobre la extemporaneidad de una consulta que se haya presentado por algún titular.
• Designar a las personas encargadas del Departamento de Tratamiento de Datos personales.

• Adoptar las medidas de seguridad para el Tratamiento de Datos Personales.

• Establecer el régimen sancionatorio para los empleados que hagan uso indebido de la información personal.

• Departamento o Área Encargada del Tratamiento de Datos Personales: Es el órgano encargado de las actividades relacionadas con el Tratamiento de Datos Personales, el cual deberá cumplir con la Política del Tratamiento de Datos Personales, cuyas funciones don las siguientes:

• Supervisar la información que es almacenada o recolectada en las Bases de

• Supervisar que los Datos Personales que se incluyen en las bases de datos cuenten con la respectiva autorización.

• Supervisar que se cumpla con las normas de seguridad de la información.

• Atender las consultas o reclamos realizadas por los Titulares de los Datos

• Es responsable de responder las consultas o reclamos dentro de los plazos contemplados en la Política.

• Cumplir con las normas de seguridad de la información.

ARTICULO 13: ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Para efectos de la presente Política, los anteriores órganos estarán integrados de la siguiente manera:

ARTICULO 14: REPORTAR AL REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS

El Departamento de Tratamiento de Datos Personales será el responsable de reportar las novedades, esto es, una vez finalizada la inscripción de las Bases de Datos se reportará como novedades los reclamos presentados por los Titulares y los incidentes de seguridad que afecten las Bases de Datos, de acuerdo a las siguientes reglas:

• Reclamos presentados por los Titulares: Corresponde a la información de los reclamos presentados por los Titulares ante el Responsable y/o Encargado del Tratamiento, según sea el caso, dentro de un semestre calendario (enero- junio y julio-diciembre).

• Incidente de seguridad: Se refiere a la violación de los códigos de seguridad o la pérdida, robo y/o acceso no autorizado de información de una base de datos administrada por el Responsable del Tratamiento o por su Encargado, que deberán reportarse al Registro Nacional de Base de Datos dentro de los 15 días siguientes hábiles al momento en que se detecte y sea puesto en conocimiento de la persona o área encargada de atenderlo.

ARTICULO 15: VIGENCIA

Esta Política entrará en vigencia el diecinueve (19) de abril de 2022.